Facilitez vous l’obtention de visas

Le parcours du voyageur d’affaires en déplacement est semé d’embuches. Une fois le rendez vous client pris, la suite logique du voyage ne se résume pas à la simple réservation du transport et de l’hébergement… Visas, avances de frais, retards de vols, notes de frais ou encore TVA… autant de mots qui font « mal » aux oreilles de certains voyageurs et entreprises.

Nous allons voir dans cet article, comment transformer ces étapes très souvent peu maîtrisées en avantages pour le voyageur et son entreprise.

Les visas

Le processus de commande de visa est très peu souvent inscrit dans les processus des entreprises. Rarement centralisé, il est souvent laissé au voyageurs eux même ou une assistante.

Les montants sont globalement peu significatifs si on les rapporte au coût complet du déplacement, pour autant le risque généré est énorme… Passeport perdu, formulaire mal rempli et demande rejetée, formulaire bien rempli… mais sur une ancienne version qui a évoluée, longues files d’attentes aux consulats et ambassades… autant de sueurs froides pour le voyageur et de risque de manquer un rendez vous important.

Chaque état est libre de fixer les formalités d’entrées sur son territoire, comme il est libre de les modifier du jour au lendemain sans aucun préavis.

Bien que se soit un marché globalement peu structuré, quelques acteurs se sont spécialisés sur ce créneau et permettent de transformer cette étape redoutée par tous en une simple formalité.

Critères de choix d’un prestataire

Attention cependant, à choisir un prestataire fiable. Voici quelques critères de choix :

• Capacité financière à avancer les frais,
• Bonnes relations avec les différents consulats et ambassade (facilite la veille et l’anticipation et dans certains cas permet de gagner quelques jours de délais)
• Veille très active pour suivre, voir anticiper tous les changements dans les formalités administratives
• Ethique forte et capacité à présenter des dossiers en bonne et due forme (vérification des pièces et rigueur). Un prestataire qui propose trop de dossiers incomplets ou mal remplis pourra être « black listé » par les autorités étrangères.

En complément, il doit également proposer des outils et une technologie modernes.

Le visa n’est pas à prendre de manière isolée. Il doit être pris en compte dès la réservation des titres de transports quand nécessaire.

Certains fournisseurs proposent des interfaces entre leurs systèmes et les agences de voyages. Ainsi vous êtes alerté au plus tôt du besoin d’un visa. Cette fonctionnalité est également disponible pour des ressortissants étrangers.

En plus des alertes personnalisées, la technologie permet de suivre chaque étape de l’avancement du dossier et de réduire le stress du voyageur. Cela se fait par le biais d’email push et / ou de suivi de commandes online du dossier.

Chaque visa a une date d’expiration. Il est donc important de les suivre… La encore, la technologie permet de faciliter cette tâche. Si vous travailler avec une grande agence de voyages structurée, votre profil sur le GDS et sur le SBT (outil de réservation en ligne) doit être mis à jour. Une alerte se déclenchera alors 6 mois avant la date d’expiration (en fonction des paramétrages décidés par votre entreprise).

Si vous gérer seuls vos déplacement, une astuce simple consiste à mettre dans votre agenda plusieurs rendez vous dans le futur qui serviront de rappels.

Le modèle économique est simple

• Frais consulaires (attention certaines sociétés font de la marge sur ces frais)
• Frais de service
• Frais de courses

Retrouvez la suite de nos articles sur le dossier thématique: Transformez vos formalités administratives en avantages.