Réduisez les avances de frais…Sans pénaliser les voyageurs !

Cet article fait parti du dossier thématique : Transformer les formalités administratives en avantages.

Les avances de frais sont utilisées par les entreprises, souvent à la demande des voyageurs. Ce procédé permet de réduire les problèmes de trésorerie du collaborateur.

En effet, l’entreprise donne une enveloppe de cash (qui peut être composée d’euros et/ou de devise du pays visité) au collaborateur qui va l’utiliser au fur et à mesure de son déplacement. De ce fait, le voyageur n’avance pas de frais.

On estime à 30% des entreprises ayant recours à l’avance de cash pour les déplacements professionnels de leurs collaborateurs.

Une solution séduisante sur le papier, mais très peu appréciée des Directeurs financiers. Les raisons ? Un principe pour certains… Mais surtout les problèmes pratiques générés pour l’entreprise et le coût de traitement du processus pour l’entreprise.

L’avance de frais ne pose pas des problèmes qu’aux entreprises. Le voyageur lui même peut subir des conséquences très désagréables : Tout d’abord le sentiment de peur ou d’inconfort généré par le fait d’emporter une enveloppe pleine de cash, mais aussi le risque de vol ou d’agression.

Pour l’entreprise les problèmes pratiques sont biens réels et dépassent largement les questions de principe :

• L’obligation de gérer / stocker des espèces au sein de l’entreprise
• L’obligation pour un collaborateur de se rendre à la banque pour récupérer ces enveloppes de cash
• La nécessité d’anticipation. Toute la logistique alourdit le processus qui oblige les services back office à anticiper les déplacements du collaborateur
• La difficulté à tracer la dépense réelle (perte / vol de l’enveloppe, perte des justificatifs)
• Le risque de fraude
• La difficulté à gérer ce processus dans les systèmes comptables et / ou de gestion des frais (ne pas oublier de déduire cette avance du remboursement des autres frais avancés par le collaborateur)
• Une gestion des dépenses à posteriori uniquement

Pour réduire les avances de frais en cash, il existe différentes solutions applicables à toutes les entreprises.

Pour se faire, plusieurs éléments de réponses. Commençons d’abord par les processus.

L’entreprise peut limiter l’avance de frais du collaborateur en proposant des solutions de réservations associées à des moyens de paiements centralisés.

Cela est possible pour les taxis / VTC (avec l’utilisation de comptes logés même pour certains), la restauration et bien sûr l’hôtellerie.

Ces différentes plateformes proposent des systèmes d’autorisation préalables, de plafonds ou encore de moyens de paiement centralisés. L’entreprise ne fait donc plus de chèque en blanc et le voyageur bénéficie toujours des mêmes services.

Bien sûr, tout au long du parcours voyageur, il y aura toujours des moments où le paiement devra se faire sur place.

Et pour ces moments là l’entreprise peut proposer des cartes pré-chargées.

Les cartes sont nominatives et peuvent être limitées dans leur utilisation : Horaires et jour des dépenses, montant maximum, type de commerce.

L’entreprise pilote totalement ces cartes. Son argent n’est pas bloqué, elle peut l’affecter en temps réel et à son bon vouloir entre les différentes cartes actives.

La dépense est alors sécurisée pour l’entreprise et ses cartes permettent le suivi des dépenses via un reporting précis.

Un autre moyen, bien connu du monde l’entreprise pour limiter l’avance de frais aux collaborateurs : La mise à disposition de cartes de crédit entreprises.

Plusieurs types :

• Débit entreprise : c’est à dire que le voyageur utilise la carte pour ses déplacements et que l’argent est directement prélevés sur les comptes de l’entreprise. Ces cartes sont principalement destinées au top management. Si elles sont diffusées en grand nombre, la gestion est extrêmement compliquée et le risque de fraude élevé.
• Débit employé : l’entreprise ne fait plus d’avance aux collaborateurs, mais c’est l’employé qui fait l’avance de tous les frais pour le compte de l’entreprise. Dans un tel cas, il est essentiel de mettre à disposition des solutions de gestion de frais efficaces avec des processus bien huilés. Si les délais de remboursements sont trop long, les employés vont le sentir sur leur trésorerie personnelle et dans les cas les plus complexes, cela peut influer sur le taux de « turn-over » des collaborateurs (augment le taux de démission).

Entre les solutions matérielles (cartes entreprises ou cartes pré-chargées) et l’amélioration des processus d’achat (centralisation des achats et des paiements), il est tout à fait possible de réduire les avances de frais tout en améliorant les conditions de travail (car oui… un déplacement professionnel reste du travail, assez dur d’ailleurs !) des collaborateurs.

–> Fini l’avance de frais, bienvenue au contrôle des dépenses à priori.