Gestion des voyages et notes de frais : les 5 grands enseignements de KDS

KDS présente le 2nd volet de sa grande étude européenne sur la gestion des T&E
L’étude complète est téléchargeable sur ce lien

Si 99% des entreprises affirment que leurs dépenses voyages et notes de frais sont essentielles à leurs activités, elles sont 85 % à considérer qu’elles pourraient être améliorées. Voici les 5 grands enseignements tirés du 2nd volet de l’étude européenne indépendante de KDS « Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour le département Finance » sur la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais (T&E).

1er enseignement « Etre en conformité avec les réglementations fiscales et financières »

60 % des entreprises utilisent leurs outils voyages et notes de frais pour protéger les données de leurs collaborateurs, une préoccupation majeure dans les pays soumis au RGPD. 82 % des entreprises indiquent d’ailleurs que la mise en œuvre d’un processus voyages et notes de frais automatisé les a aidées à respecter les obligations locales et internationales auxquelles elles doivent se conformer (devoir de protection, protection des données, règles fiscales locales,…).

2ème enseignement «Le voyage, un axe stratégique pour les équipes Finance »

Les départements Finance supervisent 65 % des activités voyages et notes de frais, suivi par les départements Achats/services généraux (19%) puis les Travel Managers (10%).

3ème enseignement « Priorité à la maîtrise des dépenses »

La maîtrise des dépenses figure en première place de la liste des priorités des départements Finance, suivie de près par la prévention de la fraude. La réduction des coûts n’apparaît qu’en 4e et dernière position.

4ème enseignement « Gérer l’ensemble des frais, liées ou non au voyage »

Voyages et notes de frais couvrent bien plus que les traditionnelles dépenses liées aux déplacements professionnels et incluent une multitude de catégories de dépenses. 26% de collaborateurs qui ne se déplacent pas déclarent des frais professionnels, contre 44% qui voyagent. Les outils dédiés à la gestion des dépenses doivent, par conséquent, être en mesure de traiter automatiquement toutes les notes de frais, que les collaborateurs voyagent ou non.

5ème enseignement « Les technologies mixtes et intégrées, créatrices de valeur »

Depuis 5 ans, la tendance est à l’utilisation de solutions plus intégrées. La part de plateformes intégrées est d’ailleurs passée de 42 % à 70 %. Par ailleurs, en moyenne 59% des entreprises déclarent qu’une plateforme intégrée, couvrant à la fois la réservation de voyages et la gestion des notes de frais, offre une valeur significative aux départements Finance, notamment en termes de visibilité globale sur les dépenses, de respect des réglementations fiscales et financières et de réduction des coûts de traitement. Ce système mixte associant les deux processus est davantage utilisé par les grandes entreprises.

Méthodologie de l’étude : L’étude Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour les équipes finances a été menée par B3tsi du 26 novembre 2018 au 4 janvier 2019. Les données recueillies sont issues d’entretiens téléphoniques organisés auprès de 616 responsables en charge de budgets T&E (en poste, à 65 % dans un service Finance, à 19 % dans un service Achats (Achats/Services généraux), à 10 % dans un service Voyages, à 6 % dans un service autre). Les pays pris en compte sont la France, l’Allemagne, le Royaume-Uni, la Suède, la Finlande et la Norvège.